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Creado especialmente para Maldonado, el sistema abarcará a todos los ciudadanos que hayan abierto algún expediente en el municipio de Maldonado, aunque residan fuera del país. Será una notificación que les llegará al celular, teléfono fijo o correo que hayan dejado como contacto al momento de iniciar el trámite sobre el movimiento de su expediente de una oficina a otra.

Si bien intendencia ya cuenta con un sistema de información electrónica para los gestionantes a través del interno Nº 51, por el cual se digita el expediente y la computadora contesta dónde se ecuentra, Pablo Ferrario enfatizó que el nuevo mecanismo facilitará las cosas. No sólo evitará molestias a los gestionantes: también les dará equidad en la atención y permitirá ahorrar recursos económicos y humanos al municipio.

“Es un sistema automatizado que detecta que un director municipal envía a otra el expediente e inmediatamente se fija cuál fue el dato de contacto que dejó el gestionante –correo, celular, teléfono fijo- y le envía un aviso con ese movimiento”. Todos los gestionantes tendrán ese dato y, de hecho, se prevé crear una agenda de trabajo para notificar a las empresas o profesionales que tengan varios expedientes en el municipio.

La información será recibida el mismo día en que se mueve el expediente de una oficina a otra. “Los avisos comenzarán a emitirse al cierre de la jornada en que se realizó el pase de una oficina a otra. La diferencia horaria que habrá es que los movimientos se cargarán cuando cierre la operativa de las oficinas para no saturar el sistema

VENTAJAS ELECTRÓNICAS

La persona ni siquiera tendrá que acordarse de llama a la IMM, porque desde la propia IMM le avisarán del movimiento”, destacó Ferrario. Pero además consideró que “es una forma de apertura de la IMM a los ciudadanos, porque ya no dependerá del reracionamiento que tenga esa persona con la institución sino que van a ser todos tratados en igualdad de condiciones”.

En base a los 17 mil expedientes que el año pasado se abrieron a nivel interno y externo del municipio, se estima que en un año serán enviados unos 10.000 mensajes con información sobre el trámite. Esto implica un ahorro en tiempo y recursos hasta ahora destinados a atender las consultas personalmente.

“Se redujeron al mínimo los esfuerzos que se necesitaban. Ningún ser humano está detrás del mantenimiento de este sistema, es decir que está minimizada la cantidad de errores o desvíos o tardanzas posibles. Es totalmente automatizada”, explicó Ferrario. El sistema no implica grandes gastos, ya que se paga por mensaje enviado.

Destacó, asimismo, la importancia de este hecho en el sector público ya que no sólo se evita molestias a los gestionantes sino que, al mismo tiempo, no dependerá de que un funcionario municipal le informe dónde está el expediente. “Serán tratados con igualdad de condiciones todos los que presenten trámites”, subrayó.

INNOVACIÓN LOCAL

El funcionario agregó que se trata de “una idea original” de la IMM. “No fue ofrecido por ninguna empresa sino que nosotros, una vez cumplida la etapa que comenzó en 2007 y utilizada la tecnología se propone la idea a la empresa que la utiliza en el país y se hace un desarrollo específico para la Intendencia de Maldonado”.

La tecnología se usa a nivel mundial, basada en la conversión de texto a voz, muestra de la cual se puede ver en el sistema de mensajes de texto que maneja Ancel. “Sin embargo, la utilización de esa tecnología por parte de una institución pública es lo que hace de esto algo original. Es totalmente innovador”, opinó Ferrario.

El funcionario recordó que la Intendencia de Maldonado fue la tercera en instrumentar el sistema de expediente electrónico y ahora tienen “el orgullo de estar dando un salto cualitativo”.